(趣旨)

第1条　池田町役場における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程で「文書」とは、役場において収受し、発送し、又は保管する全ての文書をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条　課の長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第6条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、住民税務課窓口における各種証明の交付閲覧申請の対象となり得るものは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第7条　文書は、役場外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第8条　文書には、文書収発件名簿(様式第2号)に記載した上、文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(文書の整理供覧及び分類保存)

第9条　文書は、文書整理印(様式第4号)をもって供覧整理をし、文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、簡易なものについては、様式第5号を使用し、収発文書の決裁を兼ねることができるものとする。

(条例、規則等の区分及び記号番号)

第10条　条例、規則等の区分は次のとおりとし、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

(指令番号)

第11条　指令は、「池田町指令」とし、会計年度により指令発令簿(様式第6号)に番号を付さなければならない。

第12条　事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を省略することができる。

(公印の使用)

第13条　公印を押印するときは、内容について事前に上司の決裁を得ておくとともに、その文書を当該公印を保管する上司に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の持ち出しの手続等)

第14条　職務の施行上緊急を用する場合又は持ち出さなければ押印することができない時間的な制約がある場合には公印の持ち出し簿(様式第8号)に出行先、持ち出しの理由、氏名等を記入して担当課長及び総務財政課長の承認印を得て持ち出すことができる。

(公印の管理)

第15条　公印の管理については、池田町公印規則(昭和39年池田町規則第2号)の定めるところによる。

(公印の刷り込み)

第16条　公印は刷り込むことができない。ただし、町印、町長印は、当該公印を使用する証票で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障を来すと認められるものに限り、町長の承認を得て刷り込むことができる。

(総務課における文書の収受及び交付)

第17条　郵便使送等により到着した文書は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務財政課において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては開封し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(主務課における文書の収受及び交付)

第18条　主務課長は、文書の交付を受けたときは、次の各号の定める処理をした上、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して課長補佐又は係に交付しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第19条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については、池田町当直規程(昭和56年池田町訓令第6号。以下「当直規程」という。)の定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第20条　本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務財政課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第21条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務財政課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第22条　各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋して、総務財政課に返付しなければならない。

(起案文書の作成)

第23条　起案文書は、起案用紙(様式第9号)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に定めるところによることができる。

(起案文書の訂正)

第24条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り)

第25条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの、又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第26条　起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第27条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務財政課に提出し、審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第28条　秘密文書には「極秘」「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示することができる。

(決裁年月日の記載)

第29条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載することができる。

(浄書及び照会)

第30条　決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。ただし、庁務を代表する文書は、総務財政課長の照合を経るものとする。

(主務課における文書の施行手続)

第31条　主務課長は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、総務財政課に送付しなければならない。

(総務財政課における文書の発信手続)

第32条　総務財政課は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第33条　休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、当直規程の定めるところによる。

(主務課における保管)

第34条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、原則として、主務課において保存管理するものとする。

(書庫における保管)

第35条　前条の完結文書を一定の箇所に集め文書分類表の定める分類記号(以下「文書分類記号」という。)別に整理し、書庫に収蔵し適切に保存管理しなければならない。

(書庫に収蔵した完結文書の閲覧)

第36条　書庫に収蔵した完結文書は、軽微なものについては、主管課長の重要なものについては、総務財政課長、副町長又は町長の承認を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(書庫の管理)

第37条　書庫は、総務財政課長が管理し、その管理に当たっては次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の廃棄)

第38条　完結文書の保存年限が満了したときは、主務課長において廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第39条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他にみせてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

(出先機関の文書取扱い)

第40条　池田町役場下池田支所(以下「出先機関」という。)における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。